Referenties, wat heb je eraan en waar moet je op letten?

Een referentie kan voor een recruiter (of potentiële werkgever) waardevolle informatie opleveren over een sollicitant of toekomstige medewerker.

De mening van een vorige werkgever wordt doorgaans zeer hoog gewaardeerd als ondersteunend ‘bewijs’ tijdens het selectie- en aannameproces van een nieuwe medewerker. Dat is de reden dat Maarten van de Sande in het proces van werving en selectie standaard een referentiecheck heeft opgenomen.

Hoe kun je daar als sollicitant het beste mee omgaan? Waar dien je rekening mee te houden? Maar ook, waar moet de recruiter rekening mee houden bij het inwinnen van een referentie? En mag een referent zomaar alles zeggen?

Voordat je het weet verandert een referentiegesprek in een bananenschil, waarover je lelijk uit kunt glijden. Met alle gevolgen van dien. Daarover gaat dit artikel.

  • Referenties, altijd opletten

Referenties op je cv of LinkedIn profiel

Algemene referenties, of aanbevelingen, worden tegenwoordig steeds vaker opgenomen in een cv of op een LinkedIn profiel. Deze (doorgaans positieve) referenties zijn voor algemeen gebruik, maar geven zeker aanvullende informatie over gedrag of prestaties van de betrokkene. Daarmee zijn ze absoluut waardevol voor een recruiter, en dus ook voor een sollicitant.

Telefonische of schriftelijke referenties

Vaak wil een recruiter telefonisch of schriftelijk een referentie over een sollicitant inwinnen bij een vorige werkgever, bijvoorbeeld bij specifieke vragen of bij twijfels over bepaalde vaardigheden, kennis of gedrag. Als sollicitant is het verstandig om na te vragen wat het doel van de referentie is en om de referent zorgvuldig uit te kiezen en zo goed mogelijk voor te bereiden.

Een recruiter mag alleen een referentie inwinnen bij een vorige werkgever als de sollicitant hier zelf expliciet toestemming voor heeft gegeven. Het is een recruiter dus niet toegestaan om alvast een referentie in te winnen en daarmee een beeld te schetsen voordat de kandidaat voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd.

Ook de referent, de vorige werkgever dus, dient zich vooraf altijd ervan te vergewissen dat de kandidaat toestemming heeft gegeven vóór het afgeven van een referentie. Het is dan ook handig om dit afstemmingsproces via de sollicitant te laten verlopen.

Onjuiste of onnodige informatie

Een voormalig werkgever die bereid is om als referent op te treden, is verplicht om inhoudelijk juiste informatie te verstrekken. Bovendien mag een referent geen onnodige informatie verstrekken, of informatie die verkeerd zou kunnen worden uitgelegd. Bovendien moet de referent altijd rekening houden met eventuele afspraken die met de kandidaat zijn gemaakt omtrent bijvoorbeeld geheimhouding.

Wanneer een sollicitant schade lijdt doordat een voormalig werkgever een onjuiste referentie verschaft aan een mogelijk nieuwe werkgever, dan is de voormalig werkgever hiervoor juridisch aansprakelijk.

Maar ook de vragensteller dient zorgvuldig te zijn bij het inwinnen van een referentie, en mag niet zomaar alles vragen. De vragen dienen relevant te zijn voor de functie die de kandidaat zal gaan bekleden.

Het getuigt van zorgvuldigheid en transparantie als de referentie teruggekoppeld wordt door de recruiter of potentiële werkgever aan de kandidaat, maar verplicht is dit niet.

Voorbeeldvragen

Hoe beter de vragen, hoe waardvoller de referentie wordt. Open vragen werken daarbij beter dan gesloten vragen. Het verdient aanbeveling om de referentievragen goed voor te bereiden, en om door te vragen, zeker op punten waar nog twijfel zit. Goede vragen zijn onder andere:

  • Hoe zou u persoonlijkheid van de kandidaat beschrijven?
  • Wat kunt u zeggen over de deskundigheid van de kandidaat?
  • Hoe hebt u de kandidaat ervaren als collega?
  • Welk advies geeft u aan een toekomstige werkgever?
  • Zou u de kandidaat opnieuw aannemen als u op dit moment een geschikte functie vacant zou hebben? (en zo nee, waarom niet?)

Daarnaast is het altijd van belang om de feiten te checken. Dus wanneer was de werknemer bij de referent in dienst, welke functie bekleedde de werknemer, wat hield die functie in, aan wie werd gerapporteerd, wat was de relatie van de referent met de werknemer, etc. Deze context bepaalt de kwaliteit van de referentie.

Aanvullend

De NVP Sollicitatiecode biedt gedragsregels met betrekking tot de sollicitatieprocedure. Ook hierin staat bijvoorbeeld vermeld dat het een werkgever niet is toegestaan om zonder de toestemming van een sollicitant referenties in te winnen.

Verder is het van belang om te bedenken dat referenties, net als een cv en motivatiebrief, vallen onder de AVG. Er gelden dus strenge regels omtrent de beveiliging van de informatie en de bewaartermijn.

Tot slot is het goed om te bedenken dat een referentie altijd de persoonlijke mening van een referent behelst, en dus een enigszins gekleurd, persoonlijk oordeel over een kandidaat geeft. Om een meer objectief beeld van een kandidaat te krijgen is een assessment nog altijd een meer aangewezen middel.

Conclusie

Op de vraag: “Referenties, wat heb je eraan en waar moet je op letten?” is het antwoord:

  • Een zorgvuldige referentie levert veel aanvullende informatie op over een kandidaat;
  • Referenties mogen alleen worden ingewonnen na expliciete toestemming door de kandidaat;
  • De vragensteller moet relevante vragen stellen;
  • De referent moet antwoorden geven die juist en zonder onnodige informatie moeten zijn.

Zowel de potentiële werkgever als de referent dienen dus zorgvuldig te zijn bij het inwinnen van een referentie. Alleen dán heeft een referentie toegevoegde waarde en voorkom je een uitglijder!

Lees ook mijn blog: Hoe meet je vooraf de zorgvuldigheid van een recruitmentproces.

Maarten - Recruiter en Headhunter

Heb je vragen over referenties geven en navragen?

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen over het opvragen of afgeven van referenties? Neem dan gerust contact op met Maarten van de Sande. Als ik je kan helpen doe ik dat graag! Bel 06 – 2085 1567 of mail naar contact@maartenvandesande.com.